Datenschutzerklärung

1. Geltungsbereich und Rollen

Diese Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der technischen Plattform 3PFR · pappas & friends sowie in den angeschlossenen Anwendungen, insbesondere GEARZ, PACERZ und TRACKERZ.

Für die fachliche Erhebung, Eingabe, Verwaltung, Nutzung und Löschung der Vereins-, Sportler-, Trainings-, Material-, Ausleih-, Veranstaltungs- und Ergebnisdaten ist grundsätzlich der jeweils nutzende Verein bzw. die jeweils nutzende Organisation verantwortlich. Welcher Verein zuständig ist, ergibt sich aus dem Vereinskontext der jeweiligen Anwendung. Soweit ein konkreter Vereinskontext über den Datenschutz-Link übergeben wird, werden dessen hinterlegte Kontaktdaten oben angezeigt.

3PFR stellt die technische Plattform, Benutzer- und Rechteverwaltung, Datenbanken und Schnittstellen bereit. Soweit 3PFR personenbezogene Daten ausschließlich technisch und nach Weisung des verantwortlichen Vereins verarbeitet, erfolgt dies im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Soweit personenbezogene Daten für den eigenen sicheren und funktionsfähigen Betrieb der 3PFR-Plattform verarbeitet werden, ist der Betreiber von 3PFR für diesen technischen Verarbeitungsvorgang verantwortlich. Die vollständigen Anbieter- und Kontaktdaten des Plattformbetreibers stehen im Impressum.

2. Hosting und technische Infrastruktur

Die für 3PFR und die angeschlossenen Anwendungen erforderlichen Daten werden im regulären Betrieb auf Servern in Deutschland verarbeitet und gespeichert. Für Hosting, technische Infrastruktur, Wartung und Absicherung können externe Hosting- und IT-Dienstleister eingesetzt werden. Soweit diese personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, erfolgt die Einbindung als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

Die eingesetzten technischen Dienstleister erhalten nur den Zugriff, der zur Bereitstellung, Sicherung, Fehlerbehebung oder Wartung der Plattform erforderlich ist. Eine Nutzung der Vereinsdaten zu eigenen Werbe- oder Vermarktungszwecken ist nicht vorgesehen.

3. Technische Zugriffsdaten

Beim Aufruf von 3PFR oder einer angeschlossenen Anwendung können technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet werden. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Ressource, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie technische Fehler- und Sicherheitsinformationen gehören.

Die Verarbeitung dient der sicheren Bereitstellung, Stabilität, Fehleranalyse und Abwehr missbräuchlicher oder unberechtigter Zugriffe. Rechtsgrundlage ist, soweit anwendbar, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb der Plattform.

4. Benutzerkonten, Anmeldung und Berechtigungen

Für geschützte Bereiche werden Benutzer- und Berechtigungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere Benutzername, Name, E-Mail-Adresse, zugeordneter Verein, freigeschaltete Anwendungen, Rollen, Berechtigungen, Sicherheitsstatus sowie technisch erforderliche Sitzungs- und Anmeldeinformationen gehören.

Diese Daten werden verwendet, um Benutzer zu authentifizieren, den Zugriff auf freigegebene Anwendungen und Vereine zu steuern und unberechtigte Zugriffe zu verhindern.

5. GEARZ – Materialverwaltung

GEARZ dient der Verwaltung von Vereinsmaterial sowie dessen Ausgabe und Rücknahme. Je nach Nutzung können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Name, Sportlernummer und Jahrgang,
• Zuordnung von Material und Materialnummern,
• Ausgabezeitpunkt, geplantes Rückgabedatum und tatsächliche Rücknahme,
• Ausleih- und Rückgabehistorie, Notizen und Bearbeiter,
• digitale Unterschriften und Ausleih- bzw. Rückgabeprotokolle, soweit diese Funktionen genutzt werden.

Die fachliche Verantwortung für diese Daten und die Festlegung des jeweiligen Verarbeitungszwecks liegt beim nutzenden Verein.

6. PACERZ – Training und Auswertung

PACERZ dient der Organisation, Durchführung und Auswertung von Trainings- und Streckentests. Je nach Nutzung können insbesondere Name, Vorname, Jahrgang, Geschlecht, Startnummer, Sportart oder Sportgerät, Startposition, Rundenvorgaben, Start-, Runden- und Gesamtzeiten, Statusangaben, Auswertungen und Notizen verarbeitet werden.

Trainings- und Leistungsdaten werden nur im Rahmen des vom verantwortlichen Verein festgelegten Vereins- und Trainingszwecks verarbeitet.

7. TRACKERZ – Wettkampf und Zeitnahme

Soweit TRACKERZ eingesetzt wird, dient die Anwendung der Organisation, Durchführung, Zeitnahme und Auswertung von Sportveranstaltungen. Verarbeitet werden können insbesondere Teilnehmername, Jahrgang, Geschlecht, Verein, Startnummer, Altersklasse, Wettbewerb bzw. Strecke, Start-, Zwischen-, Runden- und Zielzeiten sowie Platzierungen und Ergebnisdaten.

Über eine Veröffentlichung von Starter- oder Ergebnislisten und deren Rechtsgrundlage entscheidet der verantwortliche Veranstalter bzw. Verein.

8. Daten von Kindern und Jugendlichen

Die Anwendungen können auch Daten minderjähriger Sportler enthalten. Der verantwortliche Verein hat den besonderen Schutz Minderjähriger zu berücksichtigen und nur die für den jeweiligen Vereins-, Trainings- oder Veranstaltungszweck erforderlichen Daten zu verarbeiten. Soweit für eine Verarbeitung eine Einwilligung erforderlich ist, sorgt der verantwortliche Verein für eine wirksame Einholung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen.

9. Zentraler E-Mail-Versand

Soweit die zentrale 3PFR-Mailfunktion genutzt wird, können für den Versand insbesondere Empfängeradresse, Betreff, Nachrichteninhalt, zugehöriger Verein bzw. Anwendung und technisch erforderliche Versandinformationen verarbeitet werden. Die angeschlossene Anwendung übergibt die notwendigen Versanddaten an den zentralen 3PFR-Maildienst.

Der Versand erfolgt zu dem vom verantwortlichen Verein bestimmten Zweck, beispielsweise für Protokolle, Rückgabeinformationen, organisatorische Hinweise oder andere vereinsbezogene Kommunikation. Eine Nutzung dieser Daten durch 3PFR für eigene Werbung erfolgt nicht.

10. Empfänger und Zugriffsberechtigte

Personenbezogene Daten werden nur an Stellen weitergegeben oder für Stellen zugänglich gemacht, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Dazu können gehören:

• vom verantwortlichen Verein berechtigte Benutzer und Funktionsträger,
• der technische Betreiber von 3PFR im erforderlichen Umfang,
• Hosting- und IT-Dienstleister als Auftragsverarbeiter,
• Empfänger von Nachrichten oder Dokumenten, wenn der verantwortliche Verein einen entsprechenden Versand oder eine Weitergabe auslöst,
• Behörden oder sonstige Stellen, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

11. Rechtsgrundlagen

Welche Rechtsgrundlage für einen konkreten fachlichen Verarbeitungsvorgang in GEARZ, PACERZ oder TRACKERZ gilt, bestimmt der jeweils verantwortliche Verein entsprechend Zweck und Umständen der Verarbeitung. In Betracht kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vertragliche bzw. mitgliedschaftsbezogene Verarbeitung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen).

12. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Für die fachlichen Vereinsdaten legt der jeweils verantwortliche Verein die erforderlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen fest.

3PFR löscht, berichtigt oder beschränkt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung Daten entsprechend den Weisungen des verantwortlichen Vereins und den vereinbarten technischen Abläufen.

13. Cookies und lokale Browser-Speicherung

3PFR und die angeschlossenen Anwendungen können technisch notwendige Cookies oder lokale Browser-Speicher verwenden, beispielsweise für Anmeldung, Sitzungsverwaltung, Sicherheitsfunktionen und die Wiederherstellung einer vom Benutzer gewählten Ansicht. Diese Speicherungen dienen der Bereitstellung der angeforderten Funktionen.

Analyse-, Werbe- oder Marketing-Tracking ist nicht Bestandteil der beschriebenen 3PFR-Plattform. Sollte eine solche Funktion künftig eingeführt werden, wird diese Datenschutzerklärung vor der Nutzung entsprechend ergänzt und erforderliche Einwilligungen werden berücksichtigt.

14. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie – bei Vorliegen der Voraussetzungen – Widerspruch gegen eine Verarbeitung. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Für Rechte bezüglich fachlicher Daten in GEARZ, PACERZ oder TRACKERZ ist grundsätzlich der jeweils verantwortliche Verein der erste Ansprechpartner. Für Fragen zur technischen 3PFR-Plattform können die Kontaktdaten im Impressum genutzt werden.

Darüber hinaus besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich insbesondere nach dem Sitz des jeweils Verantwortlichen.

15. Keine Vermarktung oder Profilbildung durch 3PFR

3PFR verkauft Vereins-, Sportler-, Trainings-, Material- oder Veranstaltungsdaten nicht und nutzt diese Daten nicht zur Erstellung kommerzieller Nutzerprofile oder für eigene Werbung.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Anwendungen, technische Dienstleister oder Verarbeitungsvorgänge wesentlich ändern.

Stand: 27. August 2026